Teoría de los sistemas y pensamiento complejo

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones son sistemas en las que cada una de sus partes son células que se engranan en una relación que permite su funcionamiento exitoso.

Tomar en cuenta las personas, sus motivaciones y entorno es clave para que un sistema, tomado como un todo, pueda degenerar en una organización exitosa.

Por ello es necesario analizar la empresa como un sistema, abierto y conformado por subsistemas, que está en constante intercambio con el ambiente, al que puede transformar y que le transforma, y que al ser abordado de esta manera puede conducirse de manera efectiva, a partir de cada uno de sus elementos, para evitar miradas aisladas de la realidad.

PREGUNTAS ORIENTADORAS

¿Qué entiende por sistema?

Según lo expone Ramón Zamudio en la lectura Teoría de sistemas, un sistema es un “conjunto de diversos elementos que se encuentran interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad”.¹

De acuerdo con el autor, el quid de un sistema está en las relaciones que se tejen entre sus elemento. Es decir, para que exista un sistema se requiere de un conjunto de elementos que tengan una relación entre sí.

¿Por qué las organizaciones son sistemas?

Partiendo del concepto abordado en la anterior pregunta, tenemos que una organización evidentemente está compuesta por un conjunto de elementos (seres humanos) que tienen una relación entre sí, lo que nos lleva a la definición de sistema. Ahora, ahondando en las características de un sistema, podemos especificar que una empresa constituye un sistema artificial (al ser creado por el hombre), social (pues está constituido por personas que se unen por un fin común) y es abierto (ya que mantiene un intercambio e interacción con el ambiente externo).

¿Cómo se constituyen los sistemas?

Revisando la teoría expuesta por Zamudio, tenemos que los sistemas se constituyen de cinco elementos:

“Entrada o insumo (input). Es la fuerza de arranque del sistema, suministrada por la información necesaria para la operación de este; salida o producto (output). Es la finalidad para la cual se reunirán los elementos y las relaciones del sistema; procesamiento o transformador (throughput). Es el mecanismo de conversión de entradas en salidas; retroalimentación (feedback). Es la función del sistema que busca comparar la salida con un criterio previamente establecido; y ambiente (environment). Es el medio que rodea externamente al sistema”.

¿Qué entiende por pensamiento complejo?

Según Morin, el pensamiento complejo es aquel “capaz de unir conceptos que se rechazan entre sí y que son desglosados y catalogados en compartimentos cerrados” por el pensamiento no complejo o simple.

1 Lectura recomendada en la Guía: http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/teoriasistemas.htm

Instrucciones específicas para desarrollar las actividades

1.1. Antes de dar inicio al desarrollo de las actividades, interactúe con los objetos de aprendizaje No.1 y No.2 que se relacionan en esta guía de trabajo, sobre diagramas de síntesis. 

1.2. Revise también el objeto de aprendizaje No.3, acerca de la teoría de los sistemas. Así mismo, repase sus conocimientos en el objeto de aprendizaje No.4, que contiene una actividad lúdica.

1.3. Para la elaboración del diagrama de síntesis, lea el texto “Teoría de sistemas” en el siguiente enlace: http://goo.gl/BfFxj6. 

Deje evidencia en su portafolio de su trabajo individual y grupal en torno al tema.
Diagrama o esquema de síntesis sobre las lecturas realizadas (Teoría de sistemas” en el siguiente enlace:http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/teoriasistemas.htm y El pensamiento complejo en el siguiente enlace:http://arqcabrera.site40.net/documentos/lucia_solis.pdf) (Incluir evidencia en portafolio) (Individual)

TEORÍA DE LOS SISTEMAS

PENSAMIENTO COMPLEJO

Escritura de un informe de extensión (máx. 3 pág.), a partir de la pregunta ¿cómo intervienen la teoría de los sistemas y el pensamiento complejo en la empresa como organización? (Grupal)

            La  teoría de los sistemas y el pensamiento complejo en la organización, una nueva mirada sobre la administración

                                                                                                                    

"A veces creemos que lo que hemos logrado es sólo una gota en el océano, pero sin ella el océano estaría incompleto"

                                                                                                      Madre Teresa de Calcuta

Así como la gota en el océano, el papel de la teoría de los sistemas y el pensamiento complejo en la organización,  más allá de cualquier consideración técnica, se puede resumir en pensar la empresa como un sistema, en el que cada una de sus partes forma un todo y ese todo está en cada una de esas partes[1].

El quid de la cuestión  es, entonces, determinar cómo intervienen efectivamente la teoría de los sistemas y el pensamiento complejo en la empresa, analizando los conceptos planteados por diferentes autores y la experiencia de las organizaciones.

Partimos de los planteamientos presentados por Ramón Michael Zamudio en la lectura Teoría de los Sistemas[2], para establecer que una organización evidentemente está compuesta por un conjunto de elementos, el más importante de ellos el ser humano, que mantienen una relación entre sí, lo que nos lleva a la definición básica de sistema.

Luego, al analizar sus características, podemos especificar que una organización al ser creada por el hombre constituye un sistema artificial, pero también es social, ya  que está constituido por personas que se unen por un fin común,  y es abierta, pues mantiene un intercambio e interacción con el ambiente externo. Así, las organizaciones, inevitablemente, son sistemas y el impacto de la teoría de los sistemas en las empresas está determinado desde su esencia.

El problema es que las empresas tradicionalmente han abordado sus problemas o situaciones como hechos o puntos aislados, perdiendo la interconexión de los diferentes aspectos o actores involucrados e ignorando  el entramado del tejido que puede llevar a una solución integral.

Pero, como la cualidad intrínseca de los sistemas y del pensamiento complejo, de acuerdo con las teorías del filósofo francés Edgar Morin[3], es la relación entre sí de sus elementos, es necesario ir más allá y advertir su aplicación en situaciones cotidianas y problemáticas de las organizaciones, superando la simplificación, el reduccionismo y el  fraccionamiento.

Las organizaciones, en sí, son sistemas complejos dadas las condiciones de  interacción y transformación permanente a las que se exponen. Esto exige cambios en su abordaje, pasando de un pensamiento simple, que mide por partes, de forma fragmentada, disyuntiva y reductora, a un pensamiento complejo que permita a la empresa responder con estrategias a partir de un conocimiento multidimensional y globalizante.

El pensamiento simple se refleja, por ejemplo, cuando una empresa analiza sus fallos o incertidumbres y tiende a reducir el estudio a las partes problemáticas con el fin de entender la dificultad y dominarla. Sin embargo, al ser la empresa un sistema complejo, un abordaje reduccionista conlleva el riesgo de no atacar la raíz de un problema o perder competitividad al no tener en cuenta una serie de factores externos.

En contraste, el pensamiento complejo conlleva un modelo de administración empresarial transdisciplinario y multidimensional, que abarca todas las áreas organizacionales y las posiciones ante una situación, así como sus “jugadores” (trabajadores, empleadores, proveedores, clientes, recursos, objetivos y procesos), con el fin de dar soluciones integradoras.

Por ello, Sérieyx[4], autor del libro “El Big Bang de las organizaciones”, considera que el uso del pensamiento complejo permite a la empresa “coevolucionar”  mediante el intercambio permanente con el entorno, al que a la vez enriquece de ella. Lo que en la práctica se refleja en estrategias empresariales como la evaluación comparativa  frente a los competidores o las alianzas estratégicas con otras compañías.

Acá entraría a jugar también un papel importante el  principio dialógico, que asocia nociones complementarias y antagónicas a la vez, como son los competidores en un mismo sector empresarial.

Estos procesos implican, a su vez, aplicar en la empresa otros elementos planteados por Morin, como la recursividad (el ser causante y un efecto a la vez), pues las empresas en sí mismas son productoras y también potenciadoras de sus resultados; y el principio hologramático (la parte está en el todo y el todo está en cada parte) al diseñar un plan de administración que parta de un todo (la empresa y sus objetivos) y responda a valores y estrategias compartidas.

Además, en este último punto también es necesario comprender el recurso humano como inseparable de la organización, pero con unas características particulares.

En conclusión, para su desarrollo,  las organizaciones requieren del orden, pero también del desorden, tal como afirma Morin: “el mundo se organiza desintegrándose”  y en ese proceso las empresas deben conocer las teorías de los sistemas y del pensamiento complejo como fuerza de transformación creadora[5].

Sin embargo, este es un trabajo arduo pues en la práctica se intenta simplificar cada tarea o fenómeno empresarial, abordándolo solo desde una de sus partes, “reduciendo” su fuerza.

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[1] ZERMENO, Ana Isabel, Lo complejo de lo complejo: una propuesta antropológica, Estudios sobre las Culturas Contemporáneas. Época II. Vol. in. Núm. 6, Colima, diciembre 1997, pp. 175-176

[2]  Según Zamudio, un sistema es un “conjunto de diversos elementos que se encuentran interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad”.  De acuerdo con el autor, el quid de un sistema está en las relaciones que se tejen entre sus elemento. Es decir, para que exista un sistema se requiere de un conjunto de elementos que tengan una relación entre sí.

Lectura recomendada en la Guía: http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/teoriasistemas.htm

[3] Solís, Lucía. 2008. El pensamiento complejo. [En línea]. Consultado el 3 de Marzo de 2010. http://www.pensamientocomplejo.com.ar/docs/files/solis_el-pensamiento-complejo.pdf. Acá  Solís recuerda que Morin define el pensamiento complejo como la capacidad de interconectar distintas dimensiones de lo real. 

[4]  SÉRIEYX, Hervé, El Big Bang de las organizaciones; cuando la empresa entra en mutación. (1993), Bs.As., Ed. Granica, 1994.

[5]Sánchez Cantú, Leopoldo. Los mercados bursátiles y el paradigma de complejidad. México: Red Contaduría y Administración, 2006. p 15. http://site.ebrary.com/lib/bibliotecaeansp/Doc?id=10117274&ppg=15

.    Análisis de caso. Analice el caso propuesto y halle una posible solución. Para ello, siga los conocimientos aprendidos relacionados con resolución de problemas y análisis de casos (Grupal)

Caso

Un consultor acaba de ser contratado para realizar un diagnóstico y propuestas para mejorar el funcionamiento de un centro de servicios informáticos de desarrollo y operación en la órbita del Estado. De la primera reunión con el responsable superior del servicio ha obtenido la siguiente información:

"La imagen del servicio se está deteriorando gradualmente y el administrador del Centro no logra revertir la situación.”

"Los costos del servicio se han incrementado, sin que los beneficios puedan ser percibidos".

"Ya llevamos más de un año de retraso en los planes preparados hace tres años".

"La contratación de empresas externas para el desarrollo nos está dando dolores de cabeza".

"Voy a tener que tomar cartas en el asunto...".

Profundizando en su trabajo, logró obtener de los servicios la siguiente información sobre incidentes ocurridos recientemente:

1.            Protestas de las oficinas usuarias que sostienen, que los cambios en la programación de los sistemas en producción no se realizan teniendo en cuenta las necesidades planteadas por el personal que va a utilizar los servicios en sus tareas habituales.

2.            Por falta de coordinación en la utilización de los recursos del sistema por parte de personas ajenas al Centro de Cómputos, promediamente 2 caídas a la semana en la red principal provocan interrupciones en el servicio.

3.            Retrasos en los cronogramas de desarrollo debido a consultas sobre funcionamiento y pedidos de cambios que requieren atención inmediata, afectando el desarrollo de las tareas planificadas por los servicios especializados del Centro de Procesamiento de Datos.

4.            Fijación de la fecha de lanzamiento de un nuevo sistema desarrollado externamente sin consultar al Centro de Procesamiento de Datos, para que analizara la factibilidad técnica de la propuesta, esto provoca contramarchas en la entrada en producción.

5.            Introducción descontrolada de software "pirata” por parte de usuarios de equipos microcomputadores, quienes introdujeron "virus" que afectaron a la red general, que se comunica con las demás redes de la organización.

Análisis de caso

Fase 1: Identificación del problema.

La Meta: Mejorar el funcionamiento de un centro de servicios informáticos de desarrollo y operación estatal.

Los problemas:

·         La imagen del servicio se está deteriorando y no se ha logrado hacer nada al respecto.

·         Los costos del servicio se han incrementado.

·         Los beneficios no se han notado aún.

·         Más de un año en retrasos para el desarrollo, lo cual impide evolución alguna.

·         Los cambios en la programación de los sistemas en  producción no se realizan teniendo en cuenta las necesidades planteadas por el personal.

·         Falta de coordinación en la utilización de recursos del sistema por parte de personas ajenas al centro de cómputo, por lo cual la red se cae en un promedio de dos veces a la semana, lo cual atrasa trabajo y le baja la calidad al servicio.

·         Retraso en los cronogramas de desarrollo.

·         Falta de comunicación.

·         Falta de planeación.

·         Falte de responsabilidad.

·         Introducción de virus que afectan la red general.

Como podemos ver, todos los integrantes de esta empresa son responsables de su deterioro, por lo tanto es muy importante abordar acciones que permeen el sistema completo e incluyan el recurso humano de toda la organización.

Cada integrante está trabajando de forma aislada y así no es posible  mantener un sistema equilibrado. Recordemos que las funciones de un sistema dependen de su estructura.

Básicamente, como no hay relación clara, no existe un sistema. Podría caer en la categoría de sistemas no adaptativos, ya que lo más probable es que si no se hacen cambios radicales a tiempo, esta empresa fracasará.

Fase 2: Búsqueda de estrategias.

Propósito: Encontrar la solución.                                                                    

Estrategias: Ejercer cambios que puedan integrar todas las partes del sistema y trabajar para lograr el mismo objetivo.

1.    Primero debemos tener claro que se deben cumplimentar las necesidades del sistema. Por ello, se debe escuchar atentamente al personal y a los usuarios con el fin de diseñar una solución adecuada, que llene sus expectativas. De esta manera se facilitara la realización del trabajo y el desarrollo de productos de excelencia y utilidad.

Debemos darles los instrumentos adecuados para que ellos puedan llevar a cabo un buen trabajo y elaboren un buen producto. ¿Si no tienen lo necesario para trabajar adecuadamente, cómo esperamos producir y rendir correctamente?

2.    Eficacia en el mantenimiento de la tecnología: recordemos que esta trae posibilidades de evolución y alto desarrollo, por lo cual es extremadamente importante concentrarse en ella y arreglar cualquier error o falta que este impidiendo que rindan al cien por ciento. 

3.    Todo debe recibir atención frecuentemente, así se evita que los problemas evolucionen, evitando que absorban todo el tiempo y la atención, y se descuiden otras áreas. Se debe recordar que el sistema debe estar en armonía y que todas sus partes deben tener la atención indicada sin excepción.

4.    Ejercer comunicación entre todos los integrantes del sistema. Si no existe comunicación, se desencadenan desorden y malos entendidos, problemas que bloquean la armonía y retrasan actividades, afectando  el sistema completo.

5.    Trabajar en limpiar los virus de las redes, ya que estos están afectando al sistema completo.

Fase 3: Implementar la estrategia.

Es necesario planear y fijar metas en un espacio de tiempo determinado, lo cual significa que todos los integrantes del sistema deben estar capacitados y comprometidos para llevar a cabo dichos cambios. El proceso de cambio debe ser estrictamente verificado y si se encuentra alguna falla se debe hacer algo al respecto.

Si el plan para mejorar las fallas no se lleva a cabo en el tiempo determinado, el sistema está en peligro y puede desaparecer afectando a todos, absolutamente todos los integrantes de la empresa.  Por eso es que las acciones deben  llevarse a cabo responsable y correctamente.

Fase 4: Revisar el proceso

Revisamos si la empresa ha tenido cambios positivos, aquí se verá si en realidad la estrategia funcionó o no. Si advertimos que los efectos son positivos, se debe dar continuidad a las estrategias propuestas; en caso contrario, se deben modificar las acciones de respuesta urgentemente o estar dispuestos a perder la empresa.

Como vemos la comunicación es clave ya que sin esta es muy probable que el sistema fracase. Se debe mantener una interacción dinámica entre sí y con su ambiente.

Atender las necesidades no solo de los clientes, sino también de sus funcionarios.

Entender que aunque se trabaja en distintas áreas, siempre se está trabajando por un mismo objetivo.

                                                                                                                  

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1.     SÁNCHEZ, CANTÚ, Leopoldo. Los mercados bursátiles y el paradigma de complejidad. México: Red Contaduría y Administración, 2006. p 15. http://site.ebrary.com/lib/bibliotecaeansp/Doc?id=10117274&ppg=15

2.     SÉRIEYX, Hervé, El Big Bang de las organizaciones; cuando la empresa entra en mutación. (1993), Bs.As., Ed. Granica, 1994.

3.     SOLÍS, Lucía. 2008. El pensamiento complejo. [En línea]. Consultado el 3 de Marzo de 2010. http://www.pensamientocomplejo.com.ar/docs/files/solis_el-pensamiento-complejo.pdf.

4.     ZAMUDIO, Ramón Michael, Teoría de los Sistemas: http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/teoriasistemas.htm

5.    
ZERMENO, Ana Isabel, Lo complejo de lo complejo: una propuesta antropológica, Estudios sobre las Culturas Contemporáneas. Época II. Vol. in. Núm. 6, Colima, diciembre 1997, pp. 175-176